FACILITANDO A VIDA

Conheça o Drive e a suíte de escritório da Google

O primeiro é o serviço de armazenamento em nuvem da Google; já o segundo é uma suíte de escritório da “Gigante das Buscas”.

Índice da Matéria

Trabalhar com um grande volume de informações requer atenção, cuidado e alta disponibilidade, principalmente quando se trata de trabalho em equipe, onde as informações devem ser utilizadas e alteradas constantemente. Para dar mais segurança e disponibilidade aos arquivos, um dos principais recursos utilizados é a computação em nuvem, ou armazenamento em servidores locais.

Mas e se ao invés de documentos da empresa, os dados forem fotos, recordações, vídeos, documentos de faculdade, escola e pessoais? Neste caso o backup é uma das melhores opções, e muitos pensam imediatamente em HDs externos ou algo do tipo, porém e se precisar enquanto estiver fora de casa? Então, um bom armazenamento na nuvem é a melhor escolha.

Conhecendo o Google Drive

O Google Drive (drive.google.com) oferece gratuitamente 15 GB de armazenamento, que serão preenchidos com os serviços Google (e-mails, anexos de e-mails, documentos, planilhas e slides criados no Drive, entre outros serviços que optar por usar o Drive como armazenamento) e os arquivos que você enviar para lá.

Vale lembrar que, assim como os demais serviços da Google, é necessário ter uma conta Google (Gmail); e já fizemos uma matéria ensinando os primeiros passos neste serviço (confira por aqui a matéria "Conheça o Gmail: um serviço que vai além de um simples gerenciador de correio eletrônico"). Lembrando também que este é um dos vários serviços que podem ser acessados tanto pelo navegador quanto pelo aplicativo.

Como acessar o Drive pelo navegador

• Passo 1: digite “drive.google.com” na barra de endereços ou procure por Google Drive no buscador (ou clique nos links desse tutorial). Caso esteja na página do Google, clique nos quadradinhos do canto superior direito e procure por Drive.

• Passo 2: certifique-se de estar logado com sua conta Google, caso contrário, faça o login.

Como acessar o Drive pelo aplicativo

• Passo 1: Geralmente os aparelhos com sistema Android já contam com o aplicativo do Drive instalado de fábrica, mas caso não tenha, procure por “Google Drive”, desenvolvido pela “Google LLC”, na loja de aplicativos de seu equipamento (App Store ou Play Store) e faça o download. Caso já tenha, prossiga para o passo 2.

• Passo 2: Abra o aplicativo e logue com uma conta Google.

Suíte de escritório? O que é e por que usar da Google?

Suíte de escritório é um conjunto de serviços e aplicativos voltados para manipulação de informações, dados, gráficos, elaboração de apresentações e diversos tipos de arquivos destinados a escritório, estudos e afins.

Atualmente existem diversas opções de suítes de escritório, sendo as mais usadas: Microsoft Office, Libre Office, Only Office; e os serviços da Google, que embora não sejam unificados como um pacote, oferece funções semelhantes e ajuda bastante quando é necessário modificar um documento fora de casa ou do local de trabalho.

O Google Docs (docs.google.com/document) é semelhante ao Microsoft Word, enquanto o Apresentações (docs.google.com/presentation) é parecido com o Powerpoint, bem como o Planilhas (docs.google.com/spreadsheets) do Excel. A Google ainda oferece o Desenhos para manipulação de imagens e desenhos, o Sites para criação de sites de forma rápida e fácil e o Forms para criação de formulários.

A escolha das opções da Google em relação às demais do mercado podem variar conforme a necessidade e fluxo de tarefas, mas normalmente se opta por elas pelo fato de serem gratuitas, funcionar online, ter os documentos que serão usados disponíveis a qualquer momento e acessíveis através da Internet, semelhança e compatibilidade com o Microsoft Office, simplicidade nas opções de formatação e estilo, edição com várias pessoas simultaneamente, facilidade ao manipular arquivos pelo smartphone e muitas outras vantagens.

Além das diversas características do próprio serviço, esta é uma alternativa que pode salvar trabalhos, relatórios, vendas e diversas outras situações importantes caso sua licença do Office tenha expirado, seu PC tenha dado problemas ou algum outro imprevisto tenha lhe ocorrido.

Acessando os serviços pelo navegador e Drive

Certifique-se de estar logado com uma conta Google em seu navegador, mas caso não esteja, poderá entrar quando acessar o serviço.

• Passo 1: Abra o navegador na página do buscador Google. Lá, clique nos quadradinhos do canto superior direito e escolha o serviço desejado. É possível abrir também através do Drive, logo se precisar mexer em mais de um tipo de documento ou organizar as pastas dos arquivos, recomendamos que abra pelo Drive (já explicado anteriormente) e vá para o passo 2; caso busque apenas trabalhar com um tipo de documento, é mais fácil fazer direto da escolha nos quadradinhos.

• Passo 2: No Drive, clique com o botão direito e escolha o tipo de documento que deseja abrir, ao escolher ele automaticamente criará um novo arquivo no armazenamento e abrirá em uma nova aba do navegador.

Acessando os serviços pelos aplicativos individuais

Uma das vantagens da suíte de escritório da Google é que conta com aplicativos de fácil uso.

• Passo 1: Provavelmente estes aplicativos não virão instalados de fábrica, logo será necessário baixá-los. Para isso, busque pela aplicação desejada (Google Docs, ou Google Forms, Google Planilhas, Google Apresentações) e certifique-se de ser desenvolvido pela "Google LLC".

• Passo 2: Abra o aplicativo e vincule uma conta Google para sincronizar o Drive com ele. Caso já use uma conta Google no equipamento, ele automaticamente sincroniza as contas existentes.

Acessando pelo aplicativo do Drive

Este aplicativo é comum em equipamentos com Android, logo, se utilizar este sistema é provável que tenha vindo instalado de fábrica. Caso não venha instalado, siga o passo 1, caso já possua em seu equipamento, prossiga direto para o passo 2.

• Passo 1: Em sua loja de aplicativos (Play Store ou App Store), procure por “Google Drive” desenvolvido por “Google LLC” e faça o download.

• Passo 2: Abra o aplicativo e certifique-se de haver uma conta Google cadastrada no equipamento; caso contrário, assim que abrir o aplicativo será solicitado, então basta logar com sua conta Google.

• Passo 3: com a conta sincronizada, é possível abrir documentos salvos nela, e caso queira criar um arquivo ou editá-lo, o aplicativo Google para aquele tipo de documento será necessário (Google Documentos, Apresentações ou Planilhas).

Explorando o Drive no navegador

A interface do Google Drive no navegador é semelhante aos exploradores de arquivos (aqueles programas que já vêm instalados para abrir pastas e manipular os arquivos, como o Windows File Explorer, Finder, Dolphin, entre outros).

• Na parte central superior há uma barra de pesquisa, que facilitará encontrar os arquivos em meio às pastas e outros arquivos, e é bem útil caso tenha vários serviços vinculados à conta Google, como Classroom, os já citados da suíte de escritório, e backups. Além de escolher o termo da pesquisa, há o botão “opções da pesquisa”, logo ao lado direito, que possibilita especificar ainda mais os parâmetros de busca.

• Na lateral esquerda há o botão “Novo” em destaque (criação ou envio de documentos e pastas), também um menu que apresenta a organização do Drive, computadores sincronizados, arquivos compartilhados com aquela conta Google (arquivos que outra pessoa permitiu edição ou visualização, geralmente o Google salva uma cópia para o convidado também), os modificados recentemente, os marcados com estrela, a lixeira, e o total de armazenamento (se clicar em “armazenamento, serão apresentados os arquivos que mais ocupam espaço”) e a possibilidade de comprar mais espaço para o seu armazenamento.

• No canto superior esquerdo há o botão “Drive”, que é semelhante ao botão “home”, levando para a pasta raiz do armazenamento.

• No canto superior direito há os botões “Suporte”, configurações (com as opções: “configurações” - permite gerenciar algumas configurações e comportamentos do Drive, “Instalar o Backup e sincronização para Windows” - oferece o download do aplicativo do Drive para PC para facilitar o backup e cópia de arquivos); e os tradicionais botões “Google Apps” e “Conta do Google”.

• Na lateral direita há um menu com opção de acesso a complementos, como o Agenda, Keep, Tarefas, e diversos outros.

• Ao centro são exibidas as pastas e os arquivos daquela conta, sendo que geralmente os mais usados ou usados recentemente aparecem na parte superior (classificados como “Sugeridos”). Este primeiro diretório é a raiz. No topo há o botão “Meu Drive”, que faz praticamente a mesma função do botão “Novo” quando está na raiz, porém serve de home quando se está dentro de alguma pasta. Junto a este botão será montado o endereço do arquivo, facilitando identificar a localização e o fluxo de trabalho. Na lateral direita desta parte central há um botão para alterar a visualização (facilita a identificação pela amostra do conteúdo ou ordem), e o botão de classificação.

• Dentro da pasta, a última parte do endereço (na parte superior desta seção central) possibilitará uma melhor manipulação da pasta; com funções de escolher aplicativos para abrir certos arquivos, criação de pasta, compartilhamento e geração de link para acesso a arquivos e pastas, criação de atalho para a pasta ou arquivos, envio, marcação com estrela, renomear, alterar cor (do ícone da pasta), fazer o download ou apagar.

• Ainda dentro da pasta, ao clicar com o botão direito em um espaço vazio, também é possível ter acesso às opções oferecidas pelo botão “Novo”

• Ao clicar com o botão direito sobre um arquivo ou documento, são adicionadas as opções: “Ver detalhes” e “Mostrar a localização da pasta”. Ao clicar com o botão direito sobre um arquivo, são adicionadas as funções: “Visualizar”, “Gerenciar versões”, “Fazer uma cópia” e “Denunciar abuso”, além de possibilitar escolher como abrir através de mais opções do “Abrir com”. As opções podem variar conforme o tipo de arquivo, como por exemplo a opção de gerenciar legendas em arquivos de vídeo.

Explorando o Drive pelo aplicativo

Já no aplicativo, há uma mescla de semelhanças com interface de redes sociais e de explorador de arquivos. Algumas das opções presente no menu lateral do navegador foram posicionadas na parte inferior do aplicativo, aproveitando melhor o espaço e agilizando as trocas ente os setores do Drive.

• Na parte superior, há uma barra de pesquisa, e no canto superior direito há o botão para alternar contas Google.

• Na parte superior esquerda, há um botão que dá acesso a um menu lateral. Esse, por sua vez, oferece acesso rápido aos itens recentes, salvos no aparelho para uso off-line, lixeira, backups (geralmente fica os do WhatsApp e os automáticos de aparelhos sincronizados), configurações (oferta de venda de mais espaço, tema configurações de backup, e de notificações, tema, cache de documentos e uso de dados) ajuda e informações do armazenamento.

• Na parte inferior direita há o botão "Novo", com as opções de criação de: pasta, documento, apresentação, planilha ou digitalização; além de poder fazer upload de arquivos do aparelho para o Drive.

• Na parte inferior há as opções: "Início", "Com estrela" , "Compartilhados" e "Arquivos".

• Na aba "Início", na parte superior estão as abas "Sugestões" e "Notificações" a partir delas serão gerados o conteúdo que será exibido ao centro.

• Na aba "Com estrela" ficam os arquivos marcados com estrela para facilitar o acesso e destacar entre os demais.

• Na aba "Compartilhados" estão os arquivos compartilhados (edição ou acesso permitido por terceiros ou de você para terceiros), e na parte superior há opções de organização e exibição.

• Na aba "Arquivos", há a possibilidade de manipular pastas e arquivos, tocando por 2 segundos e selecionando-os, abrindo um menu que varia conforme o tipo de arquivo ou pasta (também disponível tocando nos 3 pontinhos ao lado do item). No geral são as mesmas opções do navegador, com a possibilidade de copiar o link para a área de transferência, adicionar o arquivo ou pasta à tela inicial do aparelho. Na parte superior é possível escolher entre navegar no Drive ou computadores sincronizados; logo abaixo é possível escolher a organização e visualização dos arquivos.

O uso destes serviços aliado à uma boa organização de rotina possibilita que diversos imprevistos causem perdas ainda maiores, além de possibilitar a edição e uso em qualquer lugar que tenha acesso à Internet. Desta forma, além de um backup, a Google oferece a possibilidade de trabalhar em arquivos de forma remota e até mesmo no smartphone.

*Esta matéria foi feita no Google Docs pelo navegador, salva no Drive e editada no aplicativo do Docs para Android. Sendo ela, assim como muitas outras deste veículo, exemplos de fluxo de trabalho otimizado usando estes serviços.